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日常運用の流れ
ここでは、hotalを使った1日の標準的な運用の流れを説明します。
朝：当日の状況を確認する
チェックイン時
予約詳細画面から、宿泊（Visit）と滞在（Stay）を登録してチェックインします。オンラインチェックイン済みの宿泊者については、宿泊者名簿の内容が既に登録されています。
詳しくはチェックイン・チェックアウトを参照してください。
自動チェックイン
チェックイン時刻を過ぎた予約は、システムが1分ごとに自動でチェックイン状態へ更新します。手動での操作が不要なケースもあります。
滞在中
- 追加の飲食代・備品代などが発生した場合は追加請求・割引を登録するで登録します。
- 現地でお支払いを受けた場合は入金・返金を登録するで入金を記録します。
チェックアウト時
予約詳細画面から滞在を終了させます。チェックアウト時刻を過ぎた滞在は自動でチェックアウト状態へ更新されます。
チェックアウト後、宿泊者にはチェックアウト案内メールが自動送信されます（毎朝8時）。
随時：予約の受付
- Web予約画面から入った予約は自動的に予約台帳へ反映されます。
- 電話・メールで受けた予約は予約を登録するの手順で手動登録します。
- サイトコントローラー連携が有効な場合は、5分ごとにOTA経由の予約が取り込まれます。
月次：宿泊税の申告
宿泊税を課している自治体の施設では、月次で宿泊税レポートから申告書類を出力します。
詳しくは宿泊税を申告するを参照してください。
自動で行われる処理
hotalでは以下の処理が自動的に実行されます。運用の中で意識しておくと、メールの送信タイミングなどを把握しやすくなります。
| タイミング | 処理 |
|---|---|
| 1分ごと | 自動チェックイン・自動チェックアウト、スマートロックPINコードの発行と案内送信 |
| 5分ごと | サイトコントローラー上の予約の取り込み |
| 毎日 8:00 | チェックアウト案内メールの送信、料金未設定の部屋の通知 |
| 毎日 10:00 | 宿泊前リマインドメールの送信、宿泊当日のご案内の送信 |
| 毎日 15:00 | オンラインチェックイン案内メールの送信 |
| 毎月 | 顧客の本人確認書類の有効期限チェック |
| 毎月 1日・3日 1:00 | サイトコントローラーの翌月分在庫の連携 |